Avez-vous besoin d’utiliser un document belge à l’étranger ? Il est possible que l’on vous demande de le faire légaliser. Démarches, coûts, délais, ne manquez aucune étape de cette formalité administrative. Suivez nos conseils pour savoir comment faire légaliser un document en Belgique.
Légalisation de documents : qu’est-ce que c’est ?
Il est possible d’utiliser des documents belges à l’étranger ou un document étranger en Belgique, grâce à la légalisation des documents. On parle aussi d’apostille.
La légalisation consiste à authentifier, à vérifier la conformité du sceau et de la signature d’un document. Le contenu, quant à lui, n’est pas authentifié. C’est le SPF Affaires étrangères qui est chargé de cette mission. La procédure concerne de nombreux documents. Vous pouvez vérifier si votre situation nécessite une légalisation dans les critères de recherche du gouvernement.
Qui peut faire une demande de légalisation ?
Pour faire légaliser un document, le demandeur peut faire la démarche ou demander à une tierce personne de s’en occuper, munie du document original. Il n’y a pas besoin de fournir de procuration. Si la légalisation concerne votre propre signature, vous devez obligatoirement faire la demande vous-même .
Les démarches pour faire légaliser un document
Avant de vous diriger vers le SPF Affaires étrangères, assurez-vous que votre document soit bien signé par un officier public. Ensuite, les démarches se font sur rendez-vous auprès du SPF Affaires étrangères de Bruxelles. Vous devez fixer un rendez-vous en ligne via le site internet de Diplomatie Belgique. Les bureaux se situent rue des Petits Carmes 27 et reçoivent le public tous les jours ouvrables de 9h à 12h30.
Une fois que le document a été légalisé par le SPF Affaires étrangères, c’est l'ambassade ou le consulat du pays où vous souhaitez l’utiliser qui doit effectuer la dernière légalisation. À noter que certains pays ont signé la Convention Apostille. Dans ce cas, le service Légalisation du SPF Affaires étrangères appose une apostille électronique sur le document. Le document peut ensuite être utilisé dans le pays en question.
Traduction d’un document à légaliser
Votre document belge à légaliser est rédigé en français, néerlandais, allemand, anglais, espagnol, italien ou portugais ? Dans ce cas, il n’y a pas besoin de le faire traduire. S’il est rédigé dans une autre langue, vous devrez alors penser à le faire traduire par un traducteur juré ayant le cachet officiel. Retrouvez la liste des traducteurs assermentés sur la plateforme de recherche du SPF Justice.
Il faudra prendre en compte les frais de traduction s’ajoutant au coût de la légalisation du document.
Le prix d’une légalisation
Le coût d’une légalisation s’élève à 20 € par document. La somme est à régler par Bancontact, Maestro, Visa, Mastercard ou Récépissé de versement postal.
Attention, les paiements en liquide ne sont plus acceptés aux guichets consulaires. Ayez à l’esprit que des frais de traduction peuvent s’appliquer selon votre situation.
Les délais à prévoir
Lorsque vous effectuez vos démarches sur place pour un document original délivré en Belgique et ne dépassant pas 4 pages, alors votre demande sera traitée immédiatement. Si vos documents comportent plus de 4 pages, le délai passe à 1 jour ouvrable.
Les demandes en ligne à l’initiative d’une instance belge accréditée par le SPF Affaires étrangères sont, quant à elles, traitées sous 48 heures.
Bon à savoir : les demandes de légalisation de plus de 10 documents ne sont pas traitées aussitôt. Vous devrez déposer les documents et les récupérer le lendemain (jour ouvrable).
Nous savons que les démarches administratives peuvent s’avérer complexes. Grâce à nos précieux conseils, nous espérons que vous réussirez à mener à bien vos projets à l’étranger !